Das Dashboard im Detail: KPIs, Budget-Prognose und Conversion-Funnel - Erste Schritte

Das Dashboard im Detail: KPIs, Budget-Prognose und Conversion-Funnel - Erste Schritte | AutoLetter Help Center

In diesem Artikel erklären wir dir alle Dashboard-Elemente im Detail. Du erfährst, was jede Kennzahl bedeutet, wie die Budget-Prognose berechnet wird und wie du den Conversion-Funnel für die Optimierung deiner Kampagnen nutzt.

Im oberen Bereich deines Dashboards findest du acht Kennzahlen, die dir die wichtigsten Metriken deiner Kampagnen auf einen Blick zeigen. Jede Karte enthält den aktuellen Wert sowie einen Trendindikator.

Zeigt die Gesamtanzahl der importierten Bestellungen im gewählten Zeitraum. Diese Zahl umfasst alle Bestellungen, die über deine Integrationen (Billbee, Shopify, CSV, API) eingegangen sind -- unabhängig davon, ob ein Brief versendet wurde.

Die Anzahl der Briefe, die im gewählten Zeitraum tatsächlich gedruckt und über DHL E-PostBusiness versendet wurden. Diese Zahl ist die Basis für deine Kostenberechnung.

Die Gesamtkosten für alle versendeten Briefe im gewählten Zeitraum. Dieser Wert umfasst Druck, Kuvertierung und Porto. Die Abrechnung erfolgt über Stripe.

Bestellungen, die nachweislich auf einen versendeten Brief zurückzuführen sind. AutoLetter erkennt Conversions über zwei Wege:

QR-Code-Tracking: Der Empfänger scannt den QR-Code auf dem Brief und bestellt anschließend.
Zeitfenster-Attribution: Eine Bestellung wird als Conversion gewertet, wenn sie innerhalb eines definierten Zeitraums nach dem Briefversand eingeht.

Der durch Conversions generierte Gesamtumsatz. Zeigt dir direkt, wie viel Umsatz deine Briefkampagnen eingebracht haben.

Berechnet sich aus: Ausgaben / Conversions. Der CPA zeigt dir, wie viel dich ein gewonnener Kunde durchschnittlich kostet. Je niedriger der CPA, desto effizienter arbeitet deine Kampagne.

Vergleiche den CPA deiner Briefkampagnen mit anderen Marketingkanälen (z. B. Google Ads, Social Media). Physische Briefe haben oft einen höheren CPA, aber auch eine deutlich höhere Conversion-Rate und einen höheren durchschnittlichen Bestellwert.

Der Prozentsatz der Briefempfänger, die eine Bestellung aufgegeben haben. Berechnung: (Conversions / Versendete Briefe) x 100. Eine typische Conversion-Rate für Briefkampagnen liegt je nach Branche und Zielgruppe zwischen 2 % und 10 %.

Die Anzahl der Scans deiner QR-Codes im gewählten Zeitraum. Jeder Brief kann einen individuellen QR-Code enthalten, der auf eine URL deiner Wahl verlinkt. AutoLetter trackt jeden Scan und ordnet ihn dem jeweiligen Empfänger zu.

Neben jedem KPI-Wert siehst du einen farbigen Pfeil oder eine Prozentzahl:

Grüner Pfeil nach oben -- der Wert hat sich im Vergleich zum vorherigen Zeitraum verbessert
Roter Pfeil nach unten -- der Wert hat sich verschlechtert
Grauer Strich -- keine signifikante Veränderung

Bei den Kosten-KPIs (Ausgaben, CPA) ist die Logik umgekehrt: Ein Rückgang wird grün dargestellt (positiv), ein Anstieg rot (negativ).

Die Budget-Karte gibt dir einen detaillierten Einblick in deine aktuelle Ausgabensituation und eine Prognose für die Zukunft.

Wert	Beschreibung
Gesamtbudget	Die Summe aller aktiven Kampagnenbudgets
Verbraucht	Bereits abgerechnete Kosten für versendete Briefe
Reserviert	Kosten für Briefe, die aktuell in Bearbeitung sind (gedruckt, aber noch nicht versendet)
Verbleibend	Noch verfügbares Budget: Gesamtbudget - Verbraucht - Reserviert
Prognose (Tage)	Geschätzte Anzahl an Tagen, bis das Budget aufgebraucht ist
Täglicher Durchschnitt	Durchschnittliche tägliche Ausgaben basierend auf den letzten 7 Tagen

Die Budget-Karte nutzt ein Ampelsystem, damit du den Status sofort erkennst:

Grün -- mehr als 50 % des Budgets sind noch verfügbar. Alles im Plan.
Gelb -- zwischen 20 % und 50 % verbleiben. Du solltest das Budget im Auge behalten.
Rot -- weniger als 20 % verbleiben oder das Budget ist erschöpft. Handlungsbedarf: Budget erhöhen oder Kampagne anpassen.

Wenn das Budget einer Kampagne vollständig aufgebraucht ist, wird der Versand automatisch gestoppt. Bereits in Bearbeitung befindliche Briefe werden noch fertiggestellt, aber keine neuen Briefe mehr erstellt. Erhöhe das Budget oder erstelle eine neue Kampagne, um den Versand fortzusetzen.

Der Conversion-Funnel visualisiert den Weg deiner Kunden vom Empfänger bis zur Conversion in vier Stufen:

Empfänger -- alle Kunden, die die Filterkriterien deiner Kampagne erfüllen. Das ist deine potenzielle Zielgruppe.
Versendete Briefe -- Briefe, die tatsächlich gedruckt und versendet wurden. Die Differenz zur Empfänger-Zahl entsteht durch Budgetlimits, ungültige Adressen oder noch nicht verarbeitete Empfänger.
QR-Scans / Besuche -- Empfänger, die auf den Brief reagiert haben, indem sie den QR-Code gescannt oder die angegebene URL besucht haben.
Conversions -- Empfänger, die nach dem Briefkontakt eine Bestellung aufgegeben haben.

Zwischen jeder Stufe zeigt der Funnel die Drop-off-Rate an -- also den Prozentsatz der Kunden, die von einer Stufe zur nächsten verloren gehen. Das hilft dir, Optimierungspotenzial zu erkennen:

Hoher Drop-off bei Stufe 1 zu 2 -- möglicherweise ist das Budget zu niedrig oder es gibt viele ungültige Adressen.
Hoher Drop-off bei Stufe 2 zu 3 -- der Brief erreicht die Kunden, aber der Inhalt motiviert nicht zum Scannen. Optimiere die Vorlage, insbesondere den Call-to-Action und den QR-Code.
Hoher Drop-off bei Stufe 3 zu 4 -- die Kunden zeigen Interesse, kaufen aber nicht. Prüfe das Angebot auf der Landingpage.

Falls du offene oder überfällige Rechnungen hast, zeigt das Dashboard eine auffällige Warnkarte an. Diese enthält:

Den ausstehenden Betrag
Das Fälligkeitsdatum
Einen direkten Link zur Zahlungsseite

Unbezahlte Rechnungen können dazu führen, dass der Briefversand pausiert wird. Stelle sicher, dass deine Zahlungsmethode bei Stripe aktuell und gedeckt ist, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Sorge dafür, dass offene Posten zeitnah beglichen werden, damit deine Kampagnen ohne Unterbrechung laufen.