AutoLetter prüft in regelmäßigen Intervallen, ob neue Bestellungen oder Kundendaten vorliegen, die zu deiner aktiven Kampagne passen. Die Daten stammen aus deiner verbundenen Integration (Billbee, Shopify, CSV oder API).

Jede Bestellung wird gegen die in der Kampagne definierten Zielgruppenfilter geprüft. Nur Kunden, die alle Filterkriterien erfüllen (z. B. Land, Bestellwert, Zeitraum seit letzter Bestellung), werden für den Versand vorgemerkt.

AutoLetter prüft, ob dein konfiguriertes Budget (Tages- oder Gesamtbudget) noch ausreicht. Ist genügend Budget vorhanden, wird der Empfänger in den Versandplan aufgenommen. Ist das Budget erschöpft, wird der Versand pausiert.

Für jeden Empfänger wird ein individuelles PDF erstellt. AutoLetter setzt dabei automatisch die Empfängeradresse, den personalisierten QR-Code, die Anrede und alle weiteren Platzhalter aus deiner Vorlage ein. Das Ergebnis ist ein druckfertiges PDF im DIN-A4-Format.

Die generierten PDFs werden gesammelt und in Batches (Stapeln) an DHL E-PostBusiness übermittelt. Jeder Brief erhält dabei eine eindeutige Brief-ID und wird einem Batch zugeordnet. Die Batch-Verarbeitung sorgt für einen effizienten und zuverlässigen Versand auch bei großen Kampagnen.

DHL übernimmt ab hier: Die Briefe werden in einem Druckzentrum gedruckt, kuvertiert und über den regulären Postweg an die Empfänger zugestellt. Dieser Schritt dauert in der Regel 1-2 Werktage.

AutoLetter fragt den Verarbeitungsstatus bei DHL automatisch ab und aktualisiert den Status jedes Briefs in deinem Dashboard. Du siehst jederzeit, in welchem Verarbeitungsschritt sich ein Brief befindet -- von der Annahme bis zur Zustellung.